Texte verschlüsseln
Für einfache Mitteilungen bietet sich das Werkzeug LockNote an. Mit diesem Programm, das ohne Installation auskommt, speichert man Texte als ausführbare EXE-Dateien, die vom Empfänger ohne weitere Software geöffnet werden kann. Aus Sicherheitsgründen erlauben manche E-Mail-Dienstleister aber keine ausführbaren Dateien im Anhang.
Dateien verschlüsseln
Dateien lassen sich sehr einfach mit AxCrypt, das es auch als USB-Version gibt, verschlüsseln. So kann man Tabellen oder Texte, Bilder, Grafiken und Videos vor neugierigen Augen schützen.
Passworte austauschen
Der Knackpunkt bleibt beim ver- und entschlüsseln immer das dazugehörige Passwort. Das darf natürlich nicht im Klartext in der E-Mail, mit der die geschützen Daten geschickt werden, stehen.
Wichtige Informationen, die unter das Betriebsgeheimnis fallen, sollten mit einem sicheren Passwort versehen werden und das Passwort muss sicher zwischen Sender und Empfänger ausgetauscht werden. Die sicherste Variante dürfte die persönliche Absprache sein. Eine andere Möglichkeit ist die Mitteilung eines Passwortes über ein von der E-Mail unabhängiges Medium, entweder per SMS, MMS, Fax oder mit einem Telefongespräch. Eine unsicher Variante stellt der Austausch in einer E-Mail dar, in der das Passwort angedeutet wird und nur beiden Parteien bekannt ist; also so etwas wie Kosenamen, Autotyp oder ehemalige Adresse – das kann allerdings relativ gut recherchiert werden und darf nur bei Geheimnissen verwendet werden, deren Aufklärung niemandem Schaden wird.
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